Privacyverklaring Timatic
Laatst bijgewerkt: 23 september 2026
1. Wie wij zijn
Timatic is een dienst voor automatische tijdregistratie, aangeboden door Timatic, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98666479, gevestigd aan de Tiendweg 32 in Hardinxveld-Giessendam.
Vragen over deze verklaring, verzoeken over je gegevens of het melden van een beveiligingsprobleem: [email protected].
2. Twee rollen: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke
Timatic verwerkt gegevens in twee verschillende rollen. Welke rol van toepassing is, bepaalt bij wie je terecht kunt.
Verwerker. Voor alles wat binnen een Timatic-omgeving van een klant gebeurt - tijdregistraties, gekoppelde systemen, activiteit van medewerkers - is de klant (de werkgever) verwerkingsverantwoordelijke. Timatic verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van die klant, op basis van een verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker bij een organisatie die Timatic gebruikt, richt je verzoek dan in eerste instantie tot je werkgever. Wij helpen je werkgever daarbij.
Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de website timatic.app, contact per e-mail, demo-aanvragen, facturatie en onze eigen administratie zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Een proefomgeving valt hier niet onder: zodra daarin met echte gegevens van medewerkers wordt gewerkt, gelden dezelfde afspraken als voor een betaalde omgeving en aanvaardt ook de proefklant de verwerkersovereenkomst.
Sommige bronnen sluit de medewerker zelf aan, zoals de browserextensie en Google Agenda. Ook daarvoor treedt Timatic op als verwerker: de klant bepaalt in de verwerkersovereenkomst dat deze verwerking is toegestaan en onder welke vaste voorwaarden zij plaatsvindt, en Timatic gebruikt die gegevens nooit voor eigen doeleinden. In diezelfde overeenkomst geeft de klant ons opdracht om verzoeken over deze persoonlijke bronnen rechtstreeks van de medewerker af te handelen. Elke klant draait op een eigen, van andere klanten gescheiden omgeving.
3. Gegevens per bron
Timatic haalt gegevens uit verschillende bronnen. Per bron beschrijven wij twee dingen: welke gegevens wij benaderen, en waarvoor wij ze gebruiken. Wat daarna met die gegevens gebeurt - delen, opslaan, beveiligen, bewaren en verwijderen - staat eenmalig beschreven in hoofdstuk 7 tot en met 10 en geldt voor alle bronnen.
3.1 Je Timatic-account
Welke gegevens wij benaderen
Je naam, je zakelijke e-mailadres, je rol en rechten binnen de omgeving, en de organisatie waaraan je verbonden bent. Een wachtwoord bewaren wij uitsluitend als hash. Log je in met Google, dan ontvangen wij daarnaast de identificatie van je Google-account.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om je toegang te geven tot de juiste omgeving, te bepalen wat je mag zien en doen, en om met je te communiceren over de dienst.
3.2 Uren die je zelf indient
Welke gegevens wij benaderen
De uren die je vastlegt: de dag, het aantal minuten, de klant, het budget of ticket, de omschrijving die je zelf schrijft en eventuele toeslaguren voor avond, nacht of weekend.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om je urenverantwoording samen te stellen, om je werkgever inzicht te geven in bestede uren per klant en budget, en als basis voor facturatie. Dit zijn de enige gegevens uit Timatic die je werkgever te zien krijgt.
3.3 Browserextensie
Welke gegevens wij benaderen
De extensie werkt uitsluitend met een vooraf ingestelde lijst van domeinen en paden. Staat een pagina op die lijst, dan leggen wij het domein en het pad vast, de titel van de pagina, en het begin- en eindtijdstip van de activiteit.
Pagina's die niet op de lijst staan verlaten je browser niet. De extensie legt geen volledige browsegeschiedenis vast, leest geen pagina-inhoud en registreert geen toetsaanslagen, schermafbeeldingen of muisbewegingen. Je kunt zelf domeinen toevoegen die alleen voor jou gelden; die blijven privé.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Uitsluitend om jou voor te stellen welke uren je zou kunnen schrijven. Die suggesties zijn alleen zichtbaar voor jou; pas wat je zelf indient gaat naar je organisatie.
3.4 Google Agenda
Welke gegevens wij benaderen
Wij gebruiken uitsluitend het Google-bereik https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly. Dat geeft alleen-lezen toegang: Timatic kan geen afspraken aanmaken, wijzigen of verwijderen. Wij lezen alleen je primaire agenda, en daarbinnen alleen afspraken die kort geleden zijn begonnen.
Per afspraak benaderen wij de identificatie, de titel, de begin- en eindtijd, de status en de zichtbaarheid. Afspraken die als privé of vertrouwelijk zijn gemarkeerd slaan wij over: die verwerken wij niet en bewaren wij niet. De omschrijving van een afspraak lezen wij alleen om te controleren op een Timatic-verwijzing, zoals een klant- of budgetcode; die omschrijving slaan wij niet op.
Wij benaderen geen genodigden of hun e-mailadressen, geen locaties, geen bijlagen en geen andere agenda's dan je primaire agenda. Wij benaderen geen Gmail, Google Drive, contacten of andere Google-diensten.
De koppeling komt per gebruiker tot stand: je verleent Timatic een OAuth-autorisatie op het moment dat je met je Google-account inlogt. Dat is een technische machtiging om je agenda te lezen en geen toestemming als grondslag onder de AVG; de grondslagen staan in hoofdstuk 5. Je werkgever bepaalt of deze koppeling binnen de omgeving beschikbaar is en kan hem voor een gebruiker verbreken. Hoe je de autorisatie zelf intrekt en je gegevens laat verwijderen, staat in hoofdstuk 10.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Uitsluitend om jou voor te stellen welke uren je zou kunnen schrijven op basis van je eigen afspraken. Die suggesties zijn alleen zichtbaar voor jou. Je werkgever en andere gebruikers zien ze niet; pas de uren die jij indient worden zichtbaar voor je organisatie.
Wij gebruiken Google-gegevens niet voor advertenties, niet voor profilering, niet voor het trainen van modellen voor kunstmatige intelligentie en niet voor verkoop aan derden. Wat toegang door onze eigen medewerkers betreft geldt voor Google-gegevens dezelfde regel als voor alle andere ruwe activiteit; die staat in hoofdstuk 9.
3.5 Jira
Welke gegevens wij benaderen
Deze koppeling wordt op organisatieniveau ingeschakeld door de klant. Wij benaderen het issuenummer, het issuetype, de samenvatting, de aanmaak- en afrondingsdatum, statuswijzigingen, projecten en de gekoppelde gebruikers.
Opmerkingen bij een issue slaan wij niet op. Die worden rechtstreeks bij Jira opgehaald op het moment dat je een ticket in Timatic opent, samen met de naam en het e-mailadres van de auteur, en daarna niet bewaard. Je ziet in Timatic dus dezelfde opmerkingen als in Jira, ook die van personen die zelf geen Timatic gebruiken.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om je uren aan tickets te kunnen koppelen, en om je voor te stellen waaraan je gewerkt hebt.
3.6 Bitbucket
Welke gegevens wij benaderen
Deze koppeling wordt op organisatieniveau ingeschakeld door de klant. Wij benaderen workspaces, repositories en commits, met de auteur, het commitbericht en het tijdstip.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om je voor te stellen welke uren je zou kunnen schrijven op basis van je eigen commits, en om die uren aan het juiste ticket of budget te koppelen.
3.7 Nmbrs
Welke gegevens wij benaderen
Deze koppeling wordt op organisatieniveau ingeschakeld door de klant. Wij benaderen het medewerkernummer, het zakelijke e-mailadres, contractgegevens, verlofaanvragen en overuren.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om verlof automatisch als tijdregistratie te kunnen boeken, en om overuren terug te schrijven naar Nmbrs voor de verloning.
3.8 Rework
Welke gegevens wij benaderen
Deze koppeling wordt op organisatieniveau ingeschakeld door de klant. Wij benaderen gebruikers en hun verlofaanvragen.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om verlof automatisch als tijdregistratie te boeken, zodat je die uren niet handmatig hoeft te schrijven.
3.9 Exact Globe
Welke gegevens wij benaderen
Uitsluitend financiële boekingsregels en grootboekkoppelingen: per budget en per klant, met een vaste omschrijving en een bedrag. De export bevat geen namen van medewerkers, geen uren per persoon en geen vrij geschreven omschrijvingen. Alleen wanneer de naam van een klant zelf een persoonsnaam is, kan een regel indirect naar een persoon herleidbaar zijn.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om geschreven uren als financiële mutaties te exporteren naar de administratie van de klant.
3.10 Technische gegevens en foutrapporten
Welke gegevens wij benaderen
Serverlogs met IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina. Gaat er iets mis, dan wordt een foutrapport verstuurd naar onze foutregistratie; dat rapport kan een gebruikers-ID en gegevens van het mislukte verzoek bevatten. Foutrapporten bevatten geen inhoud van je agenda.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om storingen op te sporen en te verhelpen, en om misbruik van de dienst te herkennen en tegen te gaan.
3.11 Website timatic.app
Welke gegevens wij benaderen
Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Umami. Umami plaatst geen cookies en verzamelt geen gegevens waarmee een individuele bezoeker te herleiden is. Vul je een contact- of demoformulier in, dan verwerken wij de gegevens die je daar zelf invult.
Waarvoor wij deze gegevens gebruiken
Om te zien welke pagina's bezocht worden en de website te verbeteren, en om je vraag of demo-aanvraag te beantwoorden.
4. Wie ziet wat
Ruwe activiteit is alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf. Agenda-afspraken, paginatitels, bezochte domeinen, commits en ticketactiviteit zijn uitsluitend in te zien door de medewerker op wiens account ze horen. Beheerders en werkgevers hebben hier geen toegang toe. Ook medewerkers van Timatic kijken hier niet in; hoofdstuk 9 beschrijft de enige uitzonderingen daarop.
De werkgever ziet alleen de uren die de medewerker zelf indient. Pas op het moment dat een medewerker een urenregel vastlegt, wordt die zichtbaar voor de organisatie, met de omschrijving die de medewerker zelf heeft gekozen.
Gegevens worden alleen verzameld uit bronnen die bewust zijn aangesloten: zakelijke systemen die de organisatie koppelt, of persoonlijke bronnen zoals de browserextensie en je agenda, waarvoor je zelf per bron of per domein kiest. Die keuze is een technische autorisatie, geen toestemming als grondslag onder de AVG; welke grondslagen gelden staat in hoofdstuk 5.
5. Doeleinden en grondslagen
Onze eigen verwerkingen. Hiervoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en bepalen wij zelf doel en grondslag.
- Beantwoorden van vragen en demo-aanvragen, en opvolging daarvan - uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij het benaderen van zakelijke contacten. - Facturatie en administratie - wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst. - Beveiliging van de dienst, foutopsporing en het tegengaan van misbruik - ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende dienst. - Statistieken over het gebruik van de website - ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze website.
Verwerkingen voor klanten. Alles wat binnen een klantomgeving gebeurt, verwerken wij als verwerker. Daar bepaalt de klant het doel en de grondslag, niet Timatic. Wij doen geen belangenafweging namens een werkgever en kunnen die ook niet doen: alleen de werkgever kent de arbeidsverhouding en de afspraken met zijn medewerkers.
In de praktijk beroepen klanten zich meestal op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, op een wettelijke administratie- of bewaarplicht, of op een gerechtvaardigd belang bij een correcte urenverantwoording dat zij zelf hebben afgewogen. Welke grondslag jouw werkgever hanteert, en welke afweging daaraan ten grondslag ligt, kun je bij je werkgever opvragen.
Geen geautomatiseerde besluitvorming. Timatic neemt geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar gevolg op basis van geautomatiseerde verwerking, zoals bedoeld in artikel 22 AVG, en stelt geen profielen op. Wat de dienst doet is voorstellen welke uren je zou kunnen schrijven; die voorstellen bevestig of wijzig je zelf, en zonder die bevestiging gebeurt er niets.
6. Registratie van werktijd en medewerkers
Timatic legt activiteit vast die verband houdt met werk. Dat raakt medewerkers direct. Daarom geldt het volgende.
- De medewerker houdt zelf de regie: ruwe activiteit blijft privé en alleen ingediende uren gaan naar de werkgever.
- Registratie gebeurt nooit heimelijk: koppelingen en gevolgde domeinen zijn zichtbaar in de eigen omgeving van de gebruiker.
- De werkgever is verwerkingsverantwoordelijke en moet zijn medewerkers hierover informeren. Het monitoren van medewerkers staat op de lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens van verwerkingen waarvoor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling verplicht is; ga er daarom van uit dat een DPIA vereist is voordat je Timatic organisatiebreed inzet. Daarnaast is voor een regeling rond personeelsvolgsystemen instemming van de ondernemingsraad nodig (artikel 27 WOR). Timatic levert op verzoek een verwerkersovereenkomst, een DPIA-sjabloon en een informatiepakket voor de ondernemingsraad.
7. Delen met derden
Wij verkopen geen gegevens, dragen ze niet over voor advertentiedoeleinden en delen ze niet met andere klanten of gebruikers van Timatic. Gegevens worden uitsluitend gedeeld met de hieronder genoemde partijen, of met systemen die de klant zelf koppelt.
Timatic's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Subverwerkers en andere partijen die namens ons gegevens verwerken:
- Hetzner Online GmbH - hosting van de omgevingen en backups- Duitsland en Finland.
- Sentry - foutregistratie - EU.
- Mailgun - verzenden van e-mail - EU.
- OpenPanel - statistieken over het gebruik van de website timatic.app - EU. OpenPanel verwerkt uitsluitend websitestatistieken en nooit gegevens uit een klantomgeving.
- Cloudflare, Inc. - beveiliging en levering van de website timatic.app - Verenigde Staten. Cloudflare verwerkt daarbij het IP-adres van websitebezoekers.
8. Doorgifte buiten de EER
Hostinger International Ltd - hosting van de website timatic.app - EU. Hostinger verwerkt daarbij serverlogs van websitebezoeken, waaronder IP-adressen, en de gegevens die je via een formulier op de website achterlaat.
Systemen die de klant zelf koppelt (Atlassian, Google, Nmbrs, Rework, Exact) zijn geen subverwerkers van Timatic; daarop is de eigen overeenkomst van de klant met die partij van toepassing. Timatic schrijft alleen gegevens terug naar zo'n systeem wanneer de klant die koppeling daarvoor heeft ingericht, zoals overuren naar Nmbrs of boekingsregels naar Exact Globe. Een actueel overzicht van subverwerkers is op te vragen via [email protected].
Timatic gebruikt geen taalmodellen en geen andere vorm van kunstmatige intelligentie om suggesties te doen. Suggesties ontstaan met vaste regels die je eigen activiteiten groeperen. Er is dus geen AI-leverancier die je gegevens ontvangt, en je gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.
Onze hosting en de opslag van alle gegevens uit klantomgevingen vinden volledig binnen de EU plaats. Sentry en Mailgun verwerken in hun Europese datacenters, maar zijn Amerikaanse ondernemingen; Cloudflare verwerkt websiteverkeer in de Verenigde Staten. Voor deze partijen berust doorgifte op het EU-US Data Privacy Framework zolang zij daarvoor gecertificeerd zijn, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij controleren periodiek of die certificering nog geldig is.
9. Opslag en beveiliging
Alle communicatie met Timatic en met gekoppelde systemen verloopt via TLS. Toegangs- en vernieuwingstokens van gekoppelde systemen, waaronder die van Google, worden versleuteld opgeslagen. Wachtwoorden bewaren wij uitsluitend als hash. Elke klant draait op een eigen, van andere klanten gescheiden omgeving op servers binnen de Europese Unie.
Toegang door onze eigen medewerkers is beperkt tot wie die toegang nodig heeft voor beheer en storingsafhandeling. In ruwe activiteit van gebruikers - agenda-afspraken, paginatitels, bezochte domeinen, commits en ticketactiviteit - kijken wij niet. Dat gebeurt alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, wanneer het noodzakelijk is voor beveiliging of onderzoek naar misbruik, of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Deze regel geldt voor alle bronnen. Bij een datalek informeren wij de betrokken klant zonder onnodige vertraging, zodat die zijn meldplicht kan nakomen.
10. Bewaren en verwijderen
Ruwe activiteit uit alle bronnen - agenda-afspraken, paginatitels van de browserextensie, tickets en commits - wordt automatisch verwijderd zodra die 30 dagen oud is. Dat gebeurt dagelijks en zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. Back-ups van de omgevingen worden binnen dezelfde termijn van 30 dagen doorgerold, zodat verwijderde activiteit ook uit de back-ups verdwijnt en niet langer bewaard blijft dan hierboven staat.
Uren die je zelf hebt ingediend blijven bestaan zolang de klantomgeving bestaat; die bevatten de omschrijving die jij hebt gekozen en niet de inhoud van je agenda. Uren kunnen na 14 dagen niet meer worden gewijzigd.
Account- en organisatiegegevens bewaren wij zolang de klantomgeving bestaat. Facturen en financiële administratie bewaren wij 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Serverlogs en foutrapporten bewaren wij 90 dagen.
Gegevens uit contact- en demo-aanvragen bewaren wij tot 24 maanden na het laatste contact. Wij gebruiken die om je vraag te beantwoorden en om je daarna nog te benaderen over Timatic, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het benaderen van zakelijke contacten. Wil je dat niet, dan stopt dat op een enkel bericht aan [email protected] en verwijderen wij je gegevens.
Na beëindiging van de overeenkomst wordt de omgeving, inclusief back-ups, binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk moeten bewaren. Een koppeling beëindigen kan op elk moment: de autorisatie voor je Google-account trek je zelf in via de beveiligingsinstellingen van je Google-account, op myaccount.google.com/permissions. Daarnaast kan een beheerder van jouw Timatic-omgeving de koppeling verbreken; de opgeslagen tokens worden dan direct verwijderd. Na beëindiging haalt Timatic geen nieuwe gegevens meer op.
Verwijdering aanvragen. Gaat je verzoek over een bron die je zelf hebt aangesloten - je Google-agenda of de browserextensie - dan kun je rechtstreeks bij ons terecht, zonder tussenkomst van je werkgever. Onze klanten hebben ons daartoe in de verwerkersovereenkomst opdracht gegeven. Stuur een bericht naar [email protected]; wij verwijderen die gegevens en de bijbehorende tokens binnen 30 dagen en bevestigen dat per e-mail.
Gaat je verzoek over gegevens uit een zakelijke koppeling die je werkgever heeft ingericht - Jira, Bitbucket, Nmbrs, Rework of Exact Globe - of over je ingediende uren, dan beslist je werkgever daarover. Wij leiden zo'n verzoek door en voeren uit wat je werkgever ons opdraagt. Wordt je Timatic-account verwijderd of de omgeving van je organisatie beëindigd, dan worden al deze gegevens mee verwijderd.
Voor een verzoek hoef je geen actieve koppeling te hebben; een bericht vanaf het e-mailadres waarmee je bij ons bekend bent volstaat. Wij vragen alleen om aanvullende gegevens wanneer wij je identiteit anders niet kunnen vaststellen.
11. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Bij wie je moet zijn, hangt af van de bron. Voor je Google-agenda en de browserextensie kun je rechtstreeks bij ons terecht: onze klanten hebben ons in de verwerkersovereenkomst opgedragen zulke verzoeken zelf af te handelen. Voor je ingediende uren en voor gegevens uit zakelijke koppelingen is je werkgever verwerkingsverantwoordelijke; dien je verzoek daar in, dan voeren wij uit wat je werkgever ons opdraagt. Gaat het om gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, zoals de website, contact, demo-aanvragen en facturatie, stuur dan een bericht naar [email protected]. Hoofdstuk 10 beschrijft de route per geval.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Cookies
De website timatic.app plaatst geen tracking- of advertentiecookies. De applicatie zelf gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven en het formulierverkeer te beveiligen. Daarvoor is geen toestemming vereist.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.